Tietosuojaseloste
Tietosuoja-asetuksen mukainen seloste henkilötietojen käsittelystä Eteläisen Saimaan Kalatalousalueella
Seloste on organisaation sisäinen asiakirja. Se toimii apuvälineenä henkilötietojen käsittelyn hahmottamiseen, ja sen tarkoituksena on osaltaan osoittaa, että henkilötietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Seloste onkin olennainen osa organisaation osoitusvelvollisuuden toteuttamista. Rekisteröityjä on informoitava henkilötietojen käsittelystä. Käsittelytoimia koskevaa selostetta voidaan hyödyntää rekisteröidyille suunnatun informaation tuottamisessa.
Kalatalousalueen rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän ydintehtävät muodostuvat käsittelytoimista, jotka edellyttävät rekisteröityjen säännöllistä ja järjestelmällistä seurantaa. Tämän Eteläisen Saimaan Kalatalousalueen henkilötietojen käsittelyselosteen on tarkistanut tietosuojavastaava.
YLEISET PERIAATTEET
Kalatalousalue noudattaa henkilötietojen käsittelyssä seuraavia tietosuojadirektiiviin (GDPR) pohjautuvia yleisperiaatteita.
Huolellisuus
Henkilötietoja käsitellään laillisesti, noudattaen huolellisuutta ja hyvää tietojenkäsittelytapaa sekä toimitaan muutoinkin niin, ettei rekisteröidyn yksityiselämän suojaa ja muita yksityisyyden suojan turvaavia perusoikeuksia rajoiteta.
Henkilötietojen käsittelyn suunnittelu ja käyttötarkoitussidonnaisuus
Henkilötietojen käsittely on asiallisesti perusteltua kalatalousalueen toiminnan kannalta ja tiedon elinkaari on määritetty ennakkoon. Henkilötietoja käytetään vain tarkoitukseen, joka ei ole ristiriidassa tiedon ennakkoon määritetyn käyttötarkoituksen kanssa.
Tietojen tarpeellisuus ja virheettömyys
Rekisteriin kerätään ainoastaan henkilötietojen käsittelyn kannalta tarpeellista tietoa. Rekistereissä olevaa tietoa pyritään jatkuvasti päivittämään, täydentämään ja pitämään ajan tasalla.
Läpinäkyvyys ja tietojen suojaaminen
Henkilötietojen käsittelyn periaatteet ovat avoimet ja läpinäkyvät. Henkilötiedot suojataan kaikissa käsittelyvaiheissa ulkopuolisilta.
Tietoturvaloukkauksella tarkoitetaan loukkausta, jonka seurauksena on henkilötietojen vahingossa tapahtuva tai lainvastainen tuhoaminen, häviäminen, muuttaminen, luvaton luovuttaminen taikka pääsy tietoihin.
HENKILÖTIETOJEN TIETOTURVALOUKKAUKSIIN VALMISTAUTUMINEN
Mahdollisen loukkauksen tapahtuessa, on tapahtuman havainneen henkilön ilmoitettava siitä ilman aiheetonta viivytystä kalataloualueen toimielimelle tai sen valtuuttamalle taholle, joka päättää mahdollisista toimenpiteistä. Loukkausta koskeva ilmoitus tehdään valvontaviranomaiselle mahdollisuuksien mukaan 72 tunnin kuluessa loukkauksen ilmitulosta. Ilmoitusta ei tarvitse tehdä, mikäli loukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu luonnollisten henkilöiden oikeuksiin ja vapauksiin kohdistuvaa riskiä.
Tietoturvaloukkauksesta ilmoitetaan rekisteröidyille, jos loukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille. Tässä ilmoituksessa kuvataan selkeällä ja yksinkertaisella kielellä muun muassa henkilötietojen tietoturvaloukkauksen luonne ja tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset. Ilmoitus tehdään ilman aiheetonta viivytystä.
Kalatalousalue dokumentoi kaikki henkilötietojen tietoturvaloukkaukset ja loukkaukseen liittyvät seikat, loukkauksen vaikutukset ja toteutetut korjaavat toimet, joiden perusteella valvontaviranomainen voi tarkistaa, että rekisterinpitäjä on noudattanut ilmoitusvelvollisuuttaan. Valvontaviranomaisena on Tietosuojavaltuutetun toimisto (Pl. 800, 00521 Helsinki, tietosuoja@om.fi).
TIETOVARASTOT
Kalatalousalue pitää yllä sähköistä jäsenrekisteriä. Jäsenrekisteri sijaitsee Avoine Oy:n touttamassa www.yhdistysavain.fi -palvelussa. Rekisteritietoihin pääsevät käsiksi palvelun pääkäyttäjät sekä hallituksen jäsenet. Rekisteritietojen selaaminen edellyttää palveluun kirjautumista.
Tietorakenteena käytetään taulukkotietorakennetta jota voidaan tarvittaessa lukea ja käsitellä yleisimmissä taulukkolaskentaohjelmissa. Lisätietoa www.yhdistysavain.fi -palvelun tietosuojakäytännöstä löytyy osoitteesta: https://www.yhdistysavain.fi/tietosuoja-asetus/
Jäsenrekisterin tarkoituksena on kerätä vesialueiden omistajista ja muista kalastuslain mukaisista toimijoista tietoja Kalastuslain (379/2015) vaatimien kalatalousalueen velvoitteiden ja erityisesti sen luvun 3 ja 24 §:n edellyttämien hallintotehtävien hoitamiseksi sekä muuta kalatalousalueen toimintaa varten tarpeellista tietoa.
Kalatalousalueen osakkaina alueella toimijoina voi olla henkilöitä ja yhteisöjä. Jäsenrekisterin tiedot kerätään kalastuslain 24 §:n mukaisten tehtävien sekä omistajakorvaus luettelon ja maksuunpanoluettelon muodostamiseksi.
Kalatalousalue säilyttää henkilötietoa myös palkkojen, palkkioiden sekä muiden kalatalousalueen hallinnon toiminnan kannalta tarpeellisten maksujen tilittämistä varten. Kyseisten henkilötietojen käsittely on siirretty Talousverkko Oy:lle (Kalatalousalueen käyttämä tilitoimisto). Henkilötietojen käsittelijöitä ovat taloushallintopalveluiden osalta ainakin Suomen Talousverkko Oy sekä Mediamaestro Oy.
Henkilötietoja voi siis olla tallennettuna Maestron (taloushallinnon ohjelmisto) palvelimille. Säilytysaikojen osalta noudatetaan kirjanpitolainsäädännön edellyttämiä säilytysaikoja, jotka ovat aineistosta riippuen joko 6 tai 10 vuotta. Tämän jälkeen tiedot poistetaan. Edellä mainituista tiedoista voidaan koota tilastoja, joista yksittäistä jäsentä tai yhteisöä ei ole mahdollista tunnistaa tilastoista (anonymisointi).
REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ
Kalatalousalue ei kerää arkaluontoiseksi tiedoksi luokiteltua tietoa. Kalatalousalueen jäsenrekisteriin kerätään pakollisina tietoina Kalastuslain (379/2015) mm. 84 §:n edellyttämät tiedot, eli osakaskunnan virallinen nimi tai jaetun vesialueen omistajan nimi; osoite; kiinteistötunnus; sekä tilinumero. Lisäksi jäsenrekisteriin kerätään seuraavat tiedot, eli osakaskunnan tai vesialueen omistajan ilmoittama yhteyshenkilön nimi; osoite; puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Kiinteistöistä kerätään kiinteistötunnuksen lisäksi kiinteistörekisteriotteella näkyvät tiedot kiinteistön sijaintikunnasta, rekisterilajista, rekisteriyksikön nimestä ja pinta-alasta.
Edellä mainittujen tietojen lisäksi muina rekisterimerkintöinä voidaan kerätä tietoa vesialueen pinta-alasta muilla kalastusalueilla sekä tietoa siitä onko vesialueen omistajat järjestynyt tai järjestäytymätön osakaskunta vai onko kyseessä yksityinen vesialue.
Kalatalousalueella operoivista kalastuksenvalvojista, ammattikalastajista tai muista jäsenyhteistöistä kerätään yhteyshenkilön tai järjestön nimen lisäksi, osoite- ja puhelinnumerotiedot sekä sähköpostiosoite.